公司单位印章管理过去主要依靠的都是人+制度的管理模式，但随着企业发展规模的不断扩大，需要用印的业务也越来越多，传统的印章管理模式也因此逐渐的暴露出了许多的问题。
制度的建立需要遵守才能体现其效用，如果相关的人员不去遵守也就失去了制约的作用，在印章管理工作当中如未经授权就越权用印的问题尤为显现。
如果有制度，但形同虚设，会造成比没有制度更坏的影响，因此有时候如果企业内部监督力不够的情况下，我们可以依靠外力协助完成管理工作。

以印章管理工作为例，我们可以依托智能印章管理系统“强制”人员按照公司规章制度执行相关流程。将印章安装至智能终端印章机当中进行锁止（印章外带有小型智能印章机可管控），每次使用印章时需要将文件放入智能印章机内，再通过APP提交用印申请。
这时智能印章机就会对文件进行拍摄，并和印章申请信息同步发送给领导人进行审核授权，文件检查没有问题即可授权盖章。

智能印章机接收到指令之后，人员点击确认便可完成自动盖章操作，并将数据自动生成用印记录储存云服务器当中。整个盖章流程清晰、透明、可控，最主要的是实现全自动化操作，有效的避免了因人员违规行为造成的法律经济纠纷风险。

而当前，除了智能印章系统的设备+管理软件的模式，便没有其他更多的产品可以选择，所以实行规范、安全的印章管理模式，建立和应用智能印章管理系统是非常必要的。自动化管理可以节省一定的人员成本，经济又高效。