在市场经济日益繁荣的今天,私营企业作为经济生活的主要形式。私营企业想要盈利、壮大,必须提升自身的核心竞争力,重视管理便是提升核心竞争力的诸多手段之一。随着国家法治的进步以及法律知识的不断普及,企业管理中的法律保护意识也在不断提高,很多私营企业也逐步将印章管理作为企业管理的范围。很多私营企业制定了完善的的印章管理制度,体现出企业对印章管理的重视。
但是,还是有许多私营企业疏忽印章的管理,在空白纸上加盖印章、授权日期、对象不明确盖章虚假材料、空白格式条款盖章的现象时有发生;有些企业印章管理草率,无人看管,印章随便使用,用印不进行审批。这些情形下一旦发生争议,很可能因无法查证事实,进而使企业蒙受不必要的损失,更无法追究相关人员的赔偿责任。
针对上述不良的印章使用管理模式,建议企业应加强以下几个的管理:
1、建立起印章管理制度。实行专人专管,分章分管,即企业公章、财务专用章、法定代表人名章不同类型的公章分开保管,并授予管理人不同的权限,严格执行保管人交接制度。企业还可以要求印章管理人员签订“法律风险岗位承诺书”,对其进行律风险防控意识的灌输与培养,强化其法律风险防控职责,使其做到自觉自愿加强印章使用的管控。
2、建立印章使用登记制度。印章主管部门或管理者应定期监督、检查印章的使用情况,。用印时均应如实登记每个用印人,使用用途,加强用印人的法律责任意识,避免随意用印情况的发生;用印文件留存复印件或扫描件备查,避免出现随意修改、添加用印文件内容。
3、建立印章使用事前审批制度。印章使用者应遵守公司的印章审批制度。使用前 应填写用章申请表,对用章类型、用途、印数做出详细的说明。由主管领导来审查批准,批准后再由印章管理者加盖公章,印章管理人员应对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。多页材料上加盖骑缝章,避免更换页面情形的发生。
4、建立用章惩罚措施。严格禁止在空白文件如空白纸张、空白单据、空白介绍信、空白合同(协议)、空白授权委托书等上面加盖公司印章。如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理者的同意,如实登记好用处和使用期限,如果加盖印章的空白文件无用后,应及时向用印人追回该空白文件并及时登记销毁。在企业印章管理制度上明确印章保管人、用印人的相应责任并应进行公示,以便在追究责任时有据可循、有规可依。