企业单位印章管理混乱行为主要体现在印章乱盖、未授权越权盖章以及擅刻印章等等,而这些行为又会给企业造成哪些风险呢?
2016年10月27日,张某被某贸易有限公司聘为员工,任命为出纳员。入职后不到半年张某便利用职务之便,私自加盖手中保管的财务印章和法人印章,将公司资金转到自己银行账户上,用于购买个人房产,自知无偿还能力的张某随后擅自离岗并中断与公司之间的联系。
1、健全印章管理规定:要做到“五专”、“五不准”。即:专人保管、专柜锁存、专人签批、专章专用、专簿登记;不准他人代管代用、不准随便放置、不准携带外出、不准盖空白印章、不准超越范围使用。
同时企业要将印章管理纳入到岗位责任制,着重落实保管和使用责任,并注意检查督促落实,切实做到奖优罚劣,严惩渎职违法行为。
2、应用信息化印章管理系统:在企业印章管理的工作当中,违规用章行为均是由人为引起的,所以我们只要降低人在企业印章管理工作当中的作用,就能够避免一些潜在的风险隐患。
比如思格特智能印章管理系统,由系统代替人员管理、使用公司印章,一些关键的工作内容盖章和登记用印记录等全部交由智能印章系统完成,而人员只能提交进行用印的申请和盖章授权。
如此一来,人员不能直接参与到文件、单据盖章操作当中,就能够避免出现违规、越权用章行为。而且思格特智能印章系统须通过指纹识别或者人脸识别方式才能唤醒智能印章机,操作过程当中实时记录用章人的信息,并上传到云服务器当中进行保管。
管理人员在APP后台随便一看就能知道今天有哪些人申请盖章、都盖了什么文件,将责任完全落实到个人身上,使其有所顾忌最终避免违规行为的发生。