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印章借出管理 怎么才能管控擅盖风险?

返回列表 文章类别: 公司动态 发布日期 :2020-07-10 17:08:38 发布者:智能印章服务商 浏览:32

[导读]:印章借出或外带等行为本身就具有很大的风险性,因此日常印章管理工作当中应当避免此类情况的发生。如果因特殊情况,比如业务员需要携带合同印章外出签订合同怎么办呢?可以先拟出合同,打印好之后在公司内提前加盖好两份合同的印章,之后只要客户自己签字和盖章即可,这样可以避免因携带印章外出缺乏监管而引发潜在的违规用

印章借出或外带等行为本身就具有很大的风险性,因此日常印章管理工作当中应当避免此类情况的发生。如果因特殊情况,比如业务员需要携带合同印章外出签订合同怎么办呢?

可以先拟出合同,打印好之后在公司内提前加盖好两份合同的印章,之后只要客户自己签字和盖章即可,这样可以避免因携带印章外出缺乏监管而引发潜在的违规用印风险。

印章借出管理

当然事情也不都是绝对的,公司财务人员前往银行办理相关业务的时候,也需要使用到公司印章,而这时现场加盖可以避免因为材料的不完整,需要重新返回公司准备的情况,可以有效提高工作效率。

那么问题来了:印章借出、外带使用 怎么才能管控偷盖、擅盖风险呢?

便携式智能印章(印控仪)可以解决此类问题,这是一款应用了物联网技术和各种传感器的智能设备,只需将印章安装到印控仪设备当中,公司的管理人员就可以通过手机APP远程的对印控仪当中的印章进行管控。

印章借出风险管理

不论是印章借出、外带还是在公司内部使用,使用之前必须要先在印章管理系统上填写和提交用印申请,印控仪上的高清摄像头会自动拍摄文件材料信息发送个管理人员进行审核与授权。

确认无误了,便授权设备自动完成解锁,让申请人员对文件或单据进行盖章。为了防止印控仪解锁之后操作人员私自用于其他文件,在后台上管理人员可以设置盖章次所,比如合同盖章一般只需使用两次即可,那么使用两次之后操作人员便不能在进行操作。

印控仪管控印章借出

并且每次盖章结束,印控仪高清摄像模块也会自动拍摄记录盖好章的文件信息,上传云服务器当中,可以对比用章申请前和使用后的文件信息,前后一致便表示盖章正确,无违规行为。

这些操作都是由智能印章管理系统自动完成,管理人员只需在手机APP后台负责审核盖章和或查阅电子用印记录即可。

思格特智能印控仪,每一次盖章,都尽在掌握之中,有效解决企业印章管理风险隐患!

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