分公司用印文件可分为常规文件和重要文件，常规文件是指分公司日常工作当中所使用到的文件，经分公司总经理审批签字后可直接盖章生效。
重要文件，多数是对外的经济往来合同文件，需要经过总部公司相关领导签字授权之后才可盖章生效。

分公司重要文件用章流程：

1、使用申请人填写提交用章申请单
2、部门负责人审核同意签字交由分公司总经办主任审核分类
3、异地用章有重要紧急文件则需要安排人员前往总部进行最终的审批（不紧急的可通过快递寄送方式完成）

4、用印领导人审核签批
5、印章保管人员盖章并做好登记记录。
为了保障分公司印章的规范使用和管理，很多集团公司都会将重要的印章保管在总部，异地的分公司需要完成一些重要文件的盖章工作时，就需要额外耗费更多的时间、成本和精力。影响到了分公司业务的正常开展和效率。

分公司异地印章高效使用办法

传统手工盖章管章的模式已不能满足企业多样化业务需求，传统手工盖章存在工作强度高、效率低等问题，尤其是面对异地紧急重要文件盖章时，短时间内无法满足要求，同时因人工管理存在有很多不确定因素，如行为人私盖、偷盖印章等现象。
因此为了保障企业、异地分支机构的高效用章、安全用章就必须建立印章信息化管理系统，实现智能化全自动的印章管理模式。