在公司印章管理工作当中,为确保印章规范管理和使用,哪些流程需要得到加强呢?
1、制度流程完善:印章从刻制开始再到启用盖章、保管再到最后的回收销毁,都需要形成一个完善可溯化的数据链,出现任何问题都可以直接追溯到相关责任人。
2、监管措施:规范制度流程的建立已经算是成功了一半,但是人员能不能按照规章制度执行,还要看企业有没有有效的监管措施去监督和发现一些违规行为,否则只会使制度流于形式。
传统人工用印管理工作里,印章使用监督主要靠的是印章管人员和职员的自觉性,印章使用规范和安全并没有得不到有效的保障,为了解决这一问题,珠海思格特开发出了一款智能印章管理系统。
通过智能印章设备和管理软件的结合,实现企业透明化印章使用管理监督模式,公司将印章安装到智能印章设备当中,智能传感器实时记录印章状态并发送至领导手机APP后台当中,
即便在外出差工作,也随时掌控公司印章使用和保管动态。
每次公司有文件需要盖章,人员通过指纹、人脸识别方式登入系统,点击提交用章申请,领导人远程审核、授权;思格特智能印章设备接收到授权信息后,自动完成盖章操作并将用印信息记录下来上传至后台服务器。
完整记录用印申请人、时间、地点、盖章文件等信息,可有效避免个别人员擅自越权用章风险。