印章做为组织机构(企业单位)身份的凭证,其管理使用是否规范,关乎企业资金资产完整与安全性,很多企业因为印章管理使用不当造成许多经济、法律纠纷案件的发生,据统计企业60%之上的纠纷案件都是来源于印章使用的不规范。
印章管理在企业单位当中属于小类别,在业务培训中常常被忽视,很少有人知道什么叫印章管理,更不了解印章管理有哪些规范和标准。因此在实际工作当中,企业印章的使用和管理就变得“随心所欲”。主要表现如下:
1、领导要前往外地出差,有的企业都要事先准备上几张空白文件事先加盖好印章,以作备用。如果盖有印章的空白文件落入他人手中,极易引发合同协议伪造风险。
2、用印时,申请人找不到领导了进行授权,为了方便直接找到印章管理人员“走后门”先盖章后补申请,久而久之,越权用印现象频频,管理制度流于形式。
3、用印登记录操作过程中,人员疏忽导致漏登、错登,不能形成完善的责任追溯系统。
说来说去,其实主要还是人的问题。为了避免印章管理出现的人为风险,珠海思格特开发团队推出了一款无人自助印章管理系统(智能印章)。
自助印章管理系统由智能印章设备+软件管理系统组成,智能印章设备代替人员保管和使用印章,而企业单位的工作人员只需通过手机APP进行用印的申请、审核、授权即可,其余如文件盖章、用印记录信息登记均交由系统自动完成。
有效的杜绝了违规用章的可能,APP线上管控,领导人也可以全天候随时管控企业单位用章状态!